כבעל עסק, עליך להיות בבקרה מתמדת על ההכנסות וההוצאות השוטפות של החברה או הארגון שבבעלותך. כמו במשק בית או חשבון פרטי, ישנן הוצאות חוזרות עליהן התרגלת וישנן גם הוצאות חד פעמיות ולעתים, מבלי שנשים לב, מיותרות ולא תורמות לחברה. גם בעלי עסקים מנוסים ומצליחים יכולים לגלות שהחברה שלהם מבזבזת כסך מיותר באופן קבוע מדי חודש. כדי להתייעל מבחינה כלכלית, עליך להבין מהן ההוצאות ההכרחיות ומהן ההוצאות המיותרות מהן ניתן להימנע. להלן מספר דוגמאות להוצאות מיותרות שעלולות להופיע בכל חברה, עסק או ארגון:
תפקידים חופפים
אחת הבעיות הנפוצות ביותר בארגונים בינוניים וגדולים, היא הימצאותם של מספר בעלי תפקידים חופפים. שני עובדים שלהם משימות חופפות בהגדרת תפקיד, יכולים אולי לספק מענה רב יותר להגדיל את התפוקה, אך גם להביא ל'נפילה בין הכיסאות' של משימות, פרויקטים וטיפול בלקוחות ו/או טיפול כפול ומיותר באותה משימה ויצירת חיכוחים וחוסר הבנות. דבר הגורם לביזבוז הוצאות שכר וללקוחות לא מרוצים.
אישור הוצאות כספיות ברמת מחלקה
בעיה נוספת שקשורה לכוח אדם, היא אישור הוצאות כספיות באופן פרטני במחלקות שונות, ללא תיאום בין חלקי הארגון השונים על ידי אדם שבודק ומאשר את ההוצאות באופן רוחבי, בכל מחלקות החברה. כאשר אנשים שונים מאשרים הוצאות שונות, יכול בקלות להיווצר מצב בו ישנן הוצאות כפולות, אי ניצול של יתרון הגודל, חוסר בתעדוף של ההוצאות בהתאם לחשיבותן, ומחסור ב'תמונה הרחבה'.
עמידה בזמנים
לעמידה בזמנים ישנה חשיבות עליונה כשמדובר בניהול עסק או חברה. אי תכנון מפורט הגורמת לאי עמידה בזמנים באופן קבוע מביאה לבזבוז משאבים רבים כגון שעות עבודה. לתוצאות שהושגו בחיפזון ולפיכך אינן מושלמות וגורמות בסופו של דבר אף ללקוחות מאוכזבים שלא ישובו. תכנון הפעילויות, תכנון המשאבים, הגדרת לוחות זמנים וחשוב מכך – מעקב אחר כל הפרמטרים הנ"ל, יביאו ללקוחות מרוצים, לניצול כל המשאבים בצורה יעילה ולהישגים.
חזון עסקי לא מגובש
מעבר לתחום משאבי האנוש, על מנהלי החברה ובעליה לעצב חזון מדויק של החברה, המוצרים והשירותים שהיא נותנת. אם אין חזון מוגדר, החברה עלולה להשקיע משאבים וכסף במוצרים ובשירותים טפלים שאינם תורמים לצמיחתה ואינם נאמנים לחזון שהגדירה לעצמה, במקום השקעה באפיקים משמעותיים יותר.
השקעה בפרוייקטים ללא ביקוש
דרך נוספת בה חברות ובעלי עסקים רואים כספים מיותרים יוצאים מכיסיהם, היא בהשקעה בפרויקטים חדשים או ממשיכים אשר אינם מותאמים למצב השוק. כאשר ישנו פרויקט אשר נמצא בעיצומו או שעומד להתחיל, יש לבחון בכל שלב את מידת התאמתו למצב הקיים בשוק, על מנת להימנע ממצב בו החברה השקיעה את מיטב כספה במוצר או שירות שאין להם קהל, או שהיקף הצרכנים שלו אינו מספק.
הוצאות לא מבוקרות
בעסקים רבים קיימות הוצאות רבות שמקורן בכוח ההרגל. הוצאה שהיתה מחוייבת המציאות בעבר אולי כבר לא נדרשת? כמו כן קיימות דרכי פעולה שלא אליהן הארגון שהן לא בהכרח היעילות והמותאמות לצרכי הארגון היום וגורמות לבזבוז ניקר.